Privacy verklaring |

Privacy verklaring van E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek
(Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer)

E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek verwerkt persoonsgegevens en wil je hier duidelijk en helder over informeren. In deze privacy verklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens en hoe het bestuur van de vereniging omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens zoals aangegeven in het huishoudelijk reglement van de vereniging.

Wat zijn persoonsgegevens?
Het zijn gegevens, die iets over jou zeggen zoals bijvoorbeeld naam, adres, leeftijd. Als (een combinatie van) deze gegevens naar jou toe herleid kunnen worden, dan spreken we van persoonsgegevens.
Voorbeelden zijn je adres en e-mail adres of je voornamen en je geboortedatum. Maar ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Wanneer anderen je persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Van wie verwerkt E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek persoonsgegevens?
E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek verwerkt persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad (Artikel 5 van het Huishoudelijk Reglement). Dit zijn bijvoorbeeld:
– Gewone leden i.c. personen, die lid zijn of zijn geweest;
– Buitengewone leden i.c. personen, die de vereniging helpen bij het bereiken van de doelstellingen,
een cursus (bijvoorbeeld BLS/AED of EHAK) volgen of ooit een cursus hebben gevolgd bij de vereniging;
– Ereleden i.c. personen, die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging;
– Personen, die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waar wij als vereniging een relatie mee hebben, mee willen krijgen of hebben gehad.

Welke persoonsgegevens worden door E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek verwerkt?
De persoonsgegevens worden op een extern geheugen beheerd door een van de leden van het dagelijks bestuur (= secretaris) van de vereniging. Hiervoor zijn Excel bestanden aangemaakt (voor de leden en buitengewone leden per categorie apart).
In het bestand met de gegevens van de gewone leden zijn opgenomen: naam, voorletters, roepnaam, adres, (mobiele) telefoonnummer, geboortedatum, e-mail adres, examendatum, geldigheidsdatum, en de verschillende kwalificaties (OK, EHAK, Sportletsels, Wandelletsels, Lotus, Kaderinstructeur) voor zover van toepassing. Informatie i.v.m. de automatische incasso van de contributie is apart opgeslagen bij de penningmeester.
Het bestand met de gegevens van de buitengewone leden, die de cursus EHAK hebben gevolgd bevat de gegevens: naam, voorletters, roepnaam, adres, (mobiele) telefoonnummer, geboortedatum, e-mail adres, examendatum, geldigheidsdatum, en de datum van de laatst gevolgde herhalingsles.
Het bestand met de gegevens van de buitengewone leden, die de cursus BLS/AED hebben gevolgd bevat de gegevens: naam, voorletters, roepnaam, adres, (mobiele) telefoonnummer, geboortedatum, e-mail adres, organisatie, examendatum, en de datum van de laatst gevolgde herhalingsles.
Het bestand met de gegevens van de buitengewone leden, die de cursus Jeugd-A hebben gevolgd op de basisscholen bevat de gegevens: naam, roepnaam, en geboortedatum.
Afhankelijk van de activiteiten kan een beperkt deel van de persoonsgegevens worden gedeeld met de overige bestuursleden (bijvoorbeeld om leden op te roepen voor herhalingslessen, cursussen en overige activiteiten).
De persoonsgegevens worden in principe NIET verspreid aan derden en eigen leden, behalve voor zover deze nodig zijn vanwege het lidmaatschap van een koepelorganisatie (EHBO Noord-Brabant) of vanwege het verlengen van de diploma’s via Het Oranje Kruis.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van onze E.H.B.O.- vereniging.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Binnen E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens.
De gegevensbeheerder zal de gegevens verwerken en aanpassen.

Verwerkt E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek ook bijzondere persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens (zoals bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische afkomst of ras) als we dat wettelijk verplicht zijn met jouw schriftelijke toestemming of als je dat ons vraagt en alleen als dat strikt nodig is voor onze dienstverlening.

Waarvoor verwerkt E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek persoonsgegevens?
Als je een cursus wilt volgen bij onze vereniging dan hebben wij je persoonsgegevens nodig. Met deze gegevens kunnen wij je op de juiste wijze inschrijven als lid en zorgen voor je verzekering.
Daarnaast kunnen we je dan optimaal informeren over de cursussen, activiteiten (herhalingslessen, evenementen, etc.) die binnen onze vereniging worden verzorgd, zodat je jouw competentie als Eerste Hulpverlener blijft behouden.
Tot slot zijn er ook praktische zaken waarom wij je persoonsgegevens verwerken. Denk daarbij aan contributieafhandeling, verlenging diploma’s bij het Oranje Kruis, verzekeringen bij een van de koepelorganisaties (in ons geval EHBO Noord-Brabant).

Hoe gaat E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek om met jouw persoonsgegevens?
Deze worden zorgvuldig en niet langer bewaard binnen de vereniging dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of verwerkt voor het doel waarvoor ze nodig zijn.

Wie kan er bij jouw persoonsgegevens?
De leden van het dagelijks bestuur van de vereniging (voorzitter, secretaris en penningmeester) kunnen bij je persoonsgegevens. Je kunt bij leden van het dagelijks bestuur opvragen welke persoonsgegevens er precies van jou zijn opgenomen.
E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek zal op dit verzoek binnen vier weken schriftelijk (bijvoorbeeld per e-mail) reageren. Vervolgens kun je aan E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard?
Zodra men lid wordt van de vereniging zal het lid een exemplaar van de privacy verklaring ontvangen.
De persoonsgegevens blijven in principe bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
Gegevens van de leden worden na het beëindigen van het lidmaatschap in beperkte vorm bewaard om statistische informatie over de jaren heen juist te kunnen genereren en volgens wet- en regelgeving wordt geëist.
Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na het lopende kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem en komen deze niet meer voor in het overzicht van het nieuwe, lopende jaar. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Hoe gaat E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek om met foto’s?
Bij E.H.B.O.-activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor lesdoeleinden, jaarverslag, website of een presentatie bij een van de activiteiten van E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek.
Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt publicatie niet op prijs stelt, dan zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
De Eerste Hulpverlener verleent bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van de tijdens of rond een oefening of evenement gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop de hulpverlener zichtbaar is. Indien de hulpverlener hier bezwaar tegen heeft zal de hulpverlener dit schriftelijk kenbaar maken aan het dagelijks bestuur (secretariaat@ehboprinsenbeek.nl) en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.

Geheimhouding
Indien een Eerste Hulpverlener bij zijn of haar hulpverlening kennis neemt van een slachtoffer en de verwondingen, dan zal de Eerste Hulpverlener hiermee op een professionele manier mee moeten omgaan en de privacy van de patiënt weten te respecteren.

Welke regels gelden bij de verwerking van de persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek gehouden aan de vigerende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens door E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek kun je terecht bij de vertrouwenspersoon (= voorzitter) van de vereniging.

Data lek
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 van het AVG).
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de gegevensbeheerder (= secretaris) daarvan een registratie bijhouden.
Voor hen, die binnen E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek omgaan met persoonsgegevens, zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkeld worden met daarin hoe de betreffende personen dienen om te gaan met een data lek.

Functionaris gegevensbescherming
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de gegevensbeheerder zal wel als zodanig hiermee worden belast.

Disclaimer website E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek
De inhoud van www.ehboprinsenbeek.nl is met uiterste zorg samengesteld. Hoewel E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist volledig en actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie is voor je eigen rekening en risico.
E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek garandeert niet dat deze internetsite foutloos of ononderbroken zal functioneren.

Uitsluiting van aansprakelijkheid
E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van directe, indirecte, bijzondere, incidentele, immateriële of gevolgschade, ongeacht of E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek op de mogelijkheid van deze schade gewezen is, die op enigerlei wijze voortvloeit uit maar niet beperkt hoeft te zijn tot:
defecten, virussen of overige onvolkomenheden aan apparatuur en andere software in verband met de toegang tot of het gebruik van deze internetsite;

de informatie die op of via deze internetsite wordt aangeboden;
het onderscheppen, wijzigen of oneigenlijk gebruik van informatie die aan E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek of u wordt toegezonden;
de werking of het niet-beschikbaar zijn van deze internetsite;
misbruik van deze internetsite;
verlies van gegevens;
het downloaden of gebruiken van software die via deze internetsite beschikbaar wordt gesteld;
aanspraken van derden in verband met gebruik van deze internetsite.

De uitsluiting van aansprakelijkheid strekt mede ten gunste van bestuurders en (vrijwillige) medewerkers van E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek.

Toepasselijk recht
Op deze internetsite en de disclaimer is het Nederlandse recht van toepassing.

Wijziging van de privacy verklaring
E.H.B.O-vereniging Prinsenbeek houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Je kunt de privacy verklaring zelf inzien op onze website https://www.ehboprinsenbeek.nl/privacy verklaring.

Bijlage 1:
Begrippen:

Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Leden zijn alle betalende leden van de vereniging met een geldig E.H.B.O.-diploma.
Buitengewone leden zijn zij die het doel van de vereniging onderschrijven en de vereniging behulpzaam zijn bij het bereiken van het doel, zoals gesteld in ARTIKEL 2. van de statuten en als zodanig door het bestuur zijn toegelaten. Het zijn ook die personen, die een cursus (bijvoorbeeld BLS/AED of EHAK) volgen of ooit een cursus hebben gevolgd bij de vereniging;
Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voorletters, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, diploma nummer.
Onder vereniging wordt verstaan de E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek, zoals omschreven in de Statuten.
Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 20 van de Statuten van E.H.B.O.-vereniging Prinsenbeek.
De bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Deze zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn (bijvoorbeeld met EHBO Noord-Brabant,Het Oranje Kruis, Hartstichting of Reanimatieraad).